Comment mettre à jour les accès à Antidote Web pour la rentrée scolaire

La rentrée scolaire est un moment enthousiasmant pour les élèves tout comme le personnel enseignant. Elle est aussi le théâtre de nombreuses opérations administratives, où de nouveaux groupes sont formés chaque année ou chaque trimestre. Heureusement, vous pouvez réattribuer les accès à Antidote Web au gré des sessions, pour inclure les personnes inscrites à votre établissement scolaire.

L’un des avantages d’Antidote Web pour les organisations réside dans sa flexibilité : les accès sont donnés à un nombre déterminé d’utilisateurs, et non à des utilisateurs en particulier ni à des postes informatiques. Il existe plusieurs façons de réattribuer les accès à Antidote Web parmi vos utilisateurs. Mais avant d’aller plus loin, vérifiez que vous respectez ces conditions :

• Votre établissement scolaire détient un abonnement à Antidote Web et non une licence multiposte d’Antidote. (Voir les différences entre les deux.)
• Vous détenez un compte Druide avec le rôle d’administrateur ou de technicien au sein de votre organisation.

Modifier quelques accès avec la mise à jour manuelle

Donner des accès

Pour donner des accès à Antidote Web à des comptes en particulier, cochez-les dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton Plus, puis sélectionnez l’option Gérer l’accès à Antidote Web. Dans la fenêtre surgissante, sélectionnez votre abonnement à Antidote Web, puis cliquez sur Attribuer.

Retirer des accès

Pour retirer des accès à Antidote Web, les étapes sont exactement les mêmes, sauf dans la fenêtre surgissante, où il faut plutôt sélectionner Aucun.

Modifier les accès en lot avec l’importation

La mise à jour par importation vous permet de modifier les données des utilisateurs de votre établissement scolaire à partir d’un fichier Excel ou CSV. En une seule opération, vous pouvez ajouter, modifier, retirer et supprimer des comptes, des rôles et, dans le cas qui nous intéresse, des accès à Antidote Web. La procédure générale compte trois étapes.

Étape 1 — Exporter la liste des utilisateurs

Cliquez sur le bouton Plus et sélectionnez l’option Exporter la liste pour télécharger le fichier.

Étape 2 — Modifier les accès à Antidote Web

Ouvrez le fichier et repérez la colonne Accès à Antidote Web.

Effectuez les changements en utilisant les valeurs suivantes.

Étape 3 — Importer le fichier modifié

Retournez dans l’onglet Utilisateurs de l’Espace client de votre organisation. Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs, puis sélectionnez l’option Importer une liste.

Dans l’écran suivant, cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier modifié. Un aperçu des données s’affichera dans une fenêtre surgissante. Finalement, cliquez sur le bouton Traiter les données pour lancer l’importation.

Un rapport du résultat de l’opération d’importation sera envoyé automatiquement par courriel une fois les données traitées. Si la liste est très courte, le rapport peut être obtenu quelques secondes après, directement dans l’interface.

Repartir à neuf en réattribuant les accès

Si votre établissement scolaire désire modifier massivement les accès de ses utilisateurs à Antidote Web, le plus simple consiste à retirer tous les accès associés à un abonnement pour ensuite en attribuer de nouveaux par importation.

Étape 1 — Retirer tous les accès associés à l’abonnement

Utilisez le filtre des accès à Antidote Web et sélectionnez l’abonnement pour lequel vous désirez faire des changements. Cochez ensuite la case pour sélectionner tous les utilisateurs affichés.

Cliquez sur le bouton Plus et sélectionnez l’option Gérer l’accès à Antidote Web du menu déroulant.

Dans la fenêtre surgissante, sélectionnez l’option Aucun, puis cliquez sur le bouton Attribuer.

Étape 2 — Importer la liste des utilisateurs auxquels vous voulez donner un accès

1. Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs et sélectionnez l’option Importer une liste dans le menu déroulant.

2. Cliquez sur le lien Modèles pour télécharger les fichiers modèles en format Excel ou CSV.

   

3. Remplissez le fichier modèle avec les utilisateurs auxquels vous désirez donner un accès à Antidote Web.

4. Attribuez l’abonnement aux utilisateurs en inscrivant la valeur correspondante dans la colonne Antidote Web, comme indiqué dans le tableau présenté précédemment.

   

   Tout comme pour la mise à jour par importation, assurez-vous de ne pas modifier les entêtes des colonnes.

5. De retour dans votre Espace client, cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez votre liste.

6. Cliquez sur le bouton Traiter les données pour lancer l’opération d’importation.

Envoi des invitations

Voici comment informer vos utilisateurs qu’ils ont maintenant accès à Antidote Web :

1. Sélectionnez les comptes auxquels vous souhaitez envoyer une invitation. Aidez-vous du filtre État de l’invitation, en sélectionnant Prêt pour invitation.
2. Cliquez ensuite sur le bouton Plus et sélectionnez Envoyer le courriel d’invitation.
3. Si vous souhaitez envoyer à nouveau une invitation aux personnes qui en ont déjà reçu une, cochez la case à cet effet. Autrement, elles ne recevront pas de courriel, tout comme celles qui ont déjà accepté leur invitation, que vous auriez sélectionnées par mégarde.
4. Finalement, cliquez sur le bouton Envoyer.

Et voilà! Les utilisateurs de votre établissement scolaire sont maintenant en mesure d’utiliser Antidote Web pour soigner leur langue.

Pour en savoir plus sur la gestion des comptes, consultez le guide d’utilisation de l’Espace client d’organisation. Et si votre établissement scolaire ne dispose pas encore d’Antidote Web, contactez notre équipe pour découvrir les options qui s’offrent à vous.

Bonne rentrée à toutes et à tous!