Étape 2 — Création des comptes
Rôles
Trois rôles peuvent être assignés à vos nouveaux utilisateurs :
- administrateur;
- technicien;
- utilisateur (de base).
Astuce — Le rôle utilisateur (de base) est recommandé pour toute personne à qui l’on veut seulement attribuer un accès à Antidote Web.
Note — Le rôle et l’accès à Antidote Web sont indépendants l’un de l’autre. Vous pouvez créer des utilisateurs, tous rôles confondus, sans leur donner accès à Antidote Web.
Privilèges
Consultez le tableau ci-dessous pour choisir et assigner le rôle approprié.
| Privilèges | Administrateur | Technicien | Utilisateur (de base) |
|---|---|---|---|
| Créer et gérer des comptes administrateurs | |||
| Créer et gérer des comptes techniciens | |||
| Créer et gérer des comptes utilisateurs | |||
| Octroyer un accès à Antidote Web | |||
| Accéder à la documentation | |||
| Activer ou non son inscription à l’infolettre de Druide |
Création des comptes
La création de comptes s’effectue de trois manières :
- Création manuelle — Cette option permet l’ajout personnalisé d’un compte en saisissant le prénom, le nom et l’adresse électronique d’un utilisateur.
- Création par l’envoi d’un lot d’invitations — Cette option permet d’ajouter plusieurs comptes en utilisant uniquement l’adresse électronique des utilisateurs, une solution idéale pour en créer une dizaine d’un coup. Les messages d’invitation sont envoyés immédiatement.
- Création par importation — Cette option permet d’ajouter des comptes en important une liste : vous pouvez ainsi aisément créer un grand nombre de comptes. L’envoi des messages d’invitation s’effectue lors d’une étape subséquente.
Création manuelle
L’ajout personnalisé d’un compte s’effectue ainsi :
- Ouvrez l’onglet Utilisateurs (A) de l’Espace client de votre organisation;
- Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs (B);
- Sélectionnez l’option Créer un nouvel utilisateur dans le menu déroulant;
- Remplissez le formulaire;
- Cochez la case si vous désirez envoyer une invitation à l’utilisateur immédiatement;
- Cliquez sur Ajouter.
Note — Le menu Rôle sera grisé pour les techniciens, car ils ne peuvent créer que les comptes des utilisateurs.
Astuce — Le champ facultatif ID de compte vous permet d’associer un identifiant de votre choix au compte, comme un code permanent ou un numéro d’employé.
-
AB
Création par l’envoi d’un lot d’invitations
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs comptes en même temps, en fournissant uniquement l’adresse électronique des utilisateurs. Les personnes invitées complèteront elles-mêmes les informations manquantes. Voici la procédure :
- Ouvrez l’onglet Utilisateurs (A) de l’Espace client de votre organisation;
- Cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs (B);
- Sélectionnez l’option Inviter des utilisateurs par courriel dans le menu déroulant;
- Inscrivez les adresses électroniques des personnes à inviter en les séparant par des virgules;
- Sélectionnez les options proposées pour attribuer aux utilisateurs leur rôle et leur donner accès à Antidote Web;
- Cliquez sur Inviter. Les messages d’invitation sont alors envoyés immédiatement.
Note — Le menu Rôle sera grisé pour les techniciens, car ils ne peuvent créer que des comptes utilisateurs.
Astuce — Pour créer massivement des comptes en attribuant à chacun un ID de compte, nous vous recommandons d’utiliser la fonction d’importation.
Création par importation
L’importation de comptes permet de créer un lot d’utilisateurs à partir d’une liste. Cette fonction, réservée aux administrateurs et aux techniciens, est particulièrement utile pour les organisations scolaires ou les grandes entreprises qui désirent donner accès à un produit à plusieurs centaines de personnes.
Modèles de fichier
Commencez par télécharger les modèles de fichier en format Excel et CSV, qui sont aussi accessibles à partir de l’option Importer une liste du bouton Ajouter des utilisateurs (B). Vous pouvez changer l’ordre des colonnes, mais ne modifiez pas les entêtes, car le système se fie au nom de chaque colonne pour déterminer la nature du contenu des cellules qui la composent.
Le fichier d’importation doit contenir les entêtes suivants :
- ID de compte (facultatif) — Un ID de compte ne peut être attribué qu’à un compte d’organisation. Il doit être composé de caractères alphanumériques. Vous pouvez l’utiliser pour associer un identifiant unique au compte, comme un code permanent ou un numéro d’employé.
- Prénom — Ce champ doit être composé de caractères alphanumériques (maximum 50).
- Nom — Ce champ doit être composé de caractères alphanumériques (maximum 50).
- Courriel — Ce champ doit être composé de caractères alphanumériques (maximum 100) suivant un format valide de courriel.
- Antidote Web — Ce champ sert à attribuer un accès à un abonnement en utilisant les valeurs suivantes :
Abonnement Valeur à inscrire Antidote Web — Français français Antidote Web — Anglais anglais Antidote Web — Bilingue bilingue Les espaces peuvent être ignorées. Si la cellule est laissée vide ou si la valeur est invalide, le compte sera créé, mais aucun accès à Antidote Web ne lui sera attribué.
- Langue — Ce champ permet de désigner la langue de correspondance avec un utilisateur. Pour inscrire une langue, utilisez les valeurs « fr » pour le français ou « en » pour l’anglais. Si la cellule est laissée vide, la langue par défaut est celle du responsable de l’organisation.
- Rôle — Ce champ sert à indiquer lequel des trois rôles est assigné à l’utilisateur, avec les valeurs suivantes : « administrateur », « technicien » ou « utilisateur ». Ce dernier est attribué par défaut si la cellule est laissée vide ou si la valeur est invalide.
- Retirer? et Supprimer? — Ces champs servent à modifier la liste des utilisateurs lors d’une mise à jour par importation. Laissez les cellules vides ou inscrivez « non » pour créer de nouveaux utilisateurs.
Vous obtiendrez le résultat de l’opération d’importation dans un rapport qui vous sera envoyé automatiquement par courriel, une fois les données traitées. Si votre liste est très courte, vous pourriez même obtenir ce rapport quelques secondes après, directement depuis l’interface. Une fois l’importation terminée, passez à l’étape suivante, soit l’envoi des invitations.